PeperForm

Das wahrscheinlich schärfste Formularsystem der Welt

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Die Aufgabenstellung

Bei unseren Kunden steht häufig die Erstellung von Druckstücken, wie zum Beispiel Kreditverträgen inklusive der vom Gesetzgeber verlangten Anlagen wie die Europäischen Standardinformationen und die vorvertraglichen Informationen, im Mittelpunkt der Projekte. Dabei ist die technische Umsetzung nicht die große Herausforderung. Hierfür setzen wir in der Regel ein von uns entwickeltes, sehr schlankes Drucksystem ein, mit welchem Formulare in nahezu perfekter Qualität zu Papier bzw. Pdf gebracht werden können. Aber auch Standardprogramme werden hier häufig erfolgreich eingesetzt. Die Problematik – um nicht zu sagen „Fehlerquelle“ – steckt vielmehr in der Vielzahl der zu bearbeitenden Dokumente bzw. Druckvorlagen.

Nehmen wir als Beispiel nur den Kreditvertrag. Diesen gibt es in verschiedenen Ausführungen:

  • für einen oder für zwei Kreditnehmer
  • für vermitteltes oder für Direktgeschäft
  • mit oder ohne Restschuldversicherung
  • für Raten-, Rahmen- oder Immobilienkredite (mit variablen oder festen Zinssätzen)
  • für Kfz-Kredite mit oder ohne Ballon

Alleine diese Kombinationen führen zu insgesamt knapp 50 verschiedenen Kreditverträgen. Dazu kommen die eingangs erwähnten Anlagen, Abtretungsformulare, Selbstauskunft und so weiter und so fort. In dem konkreten Fall, bei dem unser PeperForm das erste Mal eingesetzt wurde, gab es insgesamt 378 Formularvorlagen.

Nun unterscheiden sich die einzelnen Formulare oft nur an wenigen Stellen, oder andersherum: identische Testbausteine befinden sich auf vielen Formularen. Und genau hier verbirgt sich ein großes Problem: Seitens der Rechtsabteilung wird die Anforderung gestellt, dass Text xy geändert werden soll. Zur Veranschaulichung erhält man ein (!) Formular, auf dem der alte sowie der neue Text enthalten ist. Dass es technisch zig verschiedene Formularvorlagen gibt, auf denen der Text eventuell identisch oder ähnlich verwendet wird, wird gerne übersehen.

Entweder beginnt also das große Suchen verbunden mit Rückfragen wie „gilt diese Änderung auch für Kredite ohne RSV?“ oder es schleichen sich unbewusst Fehler ein. Und Fehler in Vertragstexten können sehr unangenehme Folgen haben.

Die Lösung

Die Lösung ist so naheliegend, dass wir uns wundern, dieser noch nie begegnet zu sein.

Im ersten Schritt haben wir die Formulare – nicht nur die Kreditverträge sondern das gesamte Vertragswerk – inhaltlich analysiert und in einzelne, manchmal nur einen einzigen Satz enthaltende Blöcke unterteilt. Alleine diese Analyse hat schon einige Fehler zutage gebracht, die niemand für möglich gehalten hat.

Danach haben wir ähnliche Blöcke zusammengefasst und Bedingungen definiert, wann welcher Text relevant wird.

Schließlich muss man nur noch definieren, aus welchen Blöcken zum Beispiel der Kreditvertrag zusammengesetzt wird. Damit ist der inhaltliche Teil im Prinzip abgeschlossen.

Natürlich sollen die so erstellten Formulare auch gestalterisch hohen Anforderungen entsprechen. Technisch war das die größere Herausforderung, aber auch diese haben wir gemeistert und können Formulare erstellen, die bis auf den i-Punkt den Vorgaben des Kunden entsprechen.

Und da die dynamische Erstellung der Formularvorlagen sehr performant und zuverlässig funktioniert, ist man zwischenzeitlich dazu übergegangen, auch für geringfügige Unterscheidungen einzelne Versionen festzulegen. So wird zum Beispiel die Voranschrift des Kreditnehmers nur dann im Vertrag erwähnt, wenn diese überhaupt relevant ist. Andernfalls entfällt dieser Block komplett, sodass ein wenig Platz gespart wird. Auch wenn das nur eine Kleinigkeit ist, insgesamt werden durch PeperForm bei jedem Geschäft einige Seiten Papier eingespart, und das obwohl das Layout insgesamt luftiger und die Schriften größer geworden sind.

Die Technik

PeperForms besteht aus zwei Bereichen. Zum einen ein Pflegeprogramm, mit welchem unter Windows Layoutdefinitionen, Formulare, Inhaltsblöcke und Musterwerte bearbeitet werden können. Die Ablage dieser Informationen erfolgt in einer Datenbank oder auch in XML-Dateien. Über entsprechende Historisierungs- und Protokollfunktionen können Änderungen jederzeit nachvollzogen werden.

Über eine Exportfunktion werden die fertigen und abgenommenen Definitionen an den eigentlichen Formulargenerator übergeben, der bei Bedarf innerhalb kürzester Zeit die passende Formularvorlage erstellt beziehungsweise – wenn es ein Formular nur in wenigen Varianten gibt – die zuvor erzeugte Formularvorlage zurückgibt.

Ab hier erfolgt die Verarbeitung genau wie vor Einsatz von PeperForms auch: Das Kreditprogramm füllt die Formularvorlage mit den erfassten bzw. berechneten Werten und druckt den fertigen Kreditvertrag inkl. aller Anlagen aus.

Ein paar Feinheiten

Die Trennung von Inhalt und Design sowie die Aufteilung in kleinste Elemente spart nicht nur sehr viel Arbeit, sondern bietet einige weitere Vorteile:

Sofern seitens der Rechtsabteilung textuelle Änderungen gewünscht werden, kann man sofort erkennen, auf welche Formulare bzw. Formularvarianten sich diese Änderung auswirkt.

Bereiche können einzeln in allen relevanten Versionen gedruckt werden (zum Beispiel Widerrufsbelehrung mit bzw. ohne RSV) und so zur Abnahme an die Rechtsabteilung gegeben werden.

Änderungen werden protokolliert, historisiert und erst durch ein 4-Augen-Prinzip freigegeben. So kann endlich die Frage beantwortet werden, wie denn der Kreditvertrag an einem bestimmten Datum ausgesehen hat bzw. seit wann eine bestimmte Änderung produktiv eingesetzt wurde.

Das komplette Vertragswerk wird in einer Datenbank abgelegt.

Wie geht es weiter?

Das hier beschriebene Prinzip lässt sich auf alle Bereiche erweitern, in denen viele gleichartige aber nicht identische Formulare erstellt werden, seien es nun die Allgemeine Geschäftsbedingungen, Versicherungsbedingungen, Antragsformulare...

Sofern Sie vor ähnlichen Problemen stehen und viel Zeit und Geld in die Pflege von Bedingungswerken stecken müssen, sprechen Sie uns an. Vielleicht ist PeperForm die Lösung für Ihre Probleme!